Tips en quick wins in Jira; reduceer administratieve handelingen en focus op de inhoud!

Agile/scrum meetings, iedereen kent ze inmiddels wel; de daily standup, refinement, sprintplanning, sprint review/demo en de retrospective.

Voor de één superfijne meetings, anderen gruwelen ervan. Ook heb je mensen, zoals ik, die er tussenin hangen 😊. Het kunnen enorm zinvolle meetings zijn, mits juist gebruikt. Toch vormen ze vaak een bron van ergernis door alle administratieve handelingen die hierbij komen kijken. Dat is zeker het geval bij het gebruik van Jira.

Het bloed kruipt natuurlijk waar het niet gaan kan. Als test automatiseerders minimaliseren we graag alle handmatige acties of optimaliseren we ze op zijn minst. En wat blijkt? Jira biedt hiertoe best wat handige trucjes en Quick wins. Die besparen tijd en maken de administratie in Jira bijna leuk. (of moet ik zeggen: “leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker”?)

Hieronder leg ik ze je uit.

Handige tips en quick wins in Jira op een rij:

Daily stand-up

Gebruik dashboards daarmee heb je in 1 oogopslag de belangrijkste ‘sprint voortgang informatie’ op 1 scherm. Configureer bijvoorbeeld de Agile Sprintboard gadget samen met de Sprint Health gadget en de Sprint Burndown gadget.

Geïnspireerd? Stel het snel in voor jouw eigen team: Jira > Dashboard Menu > Create dashboard.

Vergeet natuurlijk niet de instelling te wijzigen zodat alle team members het dashboard kunnen zien en ze in de eerstvolgende daily op het bestaan hiervan te wijzen.

Refinement

Behoeft de story nog verfijning? Gebruik de [a] key en het assignment window verschijnt. Assign de story eenvoudig aan een teammember. Geef eventueel in hetzelfde window eenvoudig een comment mee, bijvoorbeeld een toelichting op wat de assignee moet uitzoeken.

De story bewerken? Of de story openen om deze in zijn geheel leesbaar te maken op het grote scherm voor de groep? Probeer de key’s [o] en/of [e]. Zowel vanuit een kanban als sprintbord zorgt de [o] voor het direct openen van de geselecteerde story. En de [e] voor het onmiddellijk tonen van het “edit” screen.

Storypoints toekennen? Gebruik de [.] key gevolgd door de key’s [S][T]. In de drop down verschijnt nu de optie “Storypoints”. Met een simpele muisklik of [ENTER] verschijnt het window waarin je de storypunten voor de geselecteerd story gelijk kunt invullen. Dus nooit meer zoeken in het edit-screen naar dat ellendige invulveld!

Status van de story updaten? Vanuit een kanban en/of sprintbord wordt de status automatisch bijgewerkt bij een drag-en-drop handeling van de ene naar de andere kolom. Voorwaarde hiervoor is wel dat de kolommen zo geconfigureerd zijn, dat deze slechts 1 status per kolom ondersteunen.

Snel vanuit de story zelf de status aanpassen? Gebruik eens de [.] key gevolgd door de eerste letters van de betreffende status. Deze wordt dan direct getoond en simpel geselecteerd.

Sprintplanning

Focus en duidelijke prioriteitstelling zorgen dat een team optimaal functioneert. Dit is mede te faciliteren door de stories in Jira op volgorde van belangrijkheid in de sprint te plaatsen tijdens de sprintplanning.

Door vooraf het filter van het sprintbord in te stellen op een filter eindigend met “ORDER BY Rank ASC”, zijn de stories eenvoudig in de volgende sprint te slepen. Sleep de items alvorens je die sprint start in de juiste volgorde, want dat is dan ook de volgorde van de items op het actieve sprintbord, zodra de sprint start.

Sprint review

Ook voor de review adviseer ik je gewoon lekker door de afgeronde story’s op het Jira bord en/of dashboard te lopen. Een goed opgesteld sprintbord en/of dashboard moet al het werk dat afgelopen sprint is gedaan representeren. Door stories duidelijk op te stellen, is het maken van bijvoorbeeld een PowerPoint (in mijn ogen een dubbele administratie en dus onnodig extra werk) overbodig.

Meer sneltoetsen

Meer sneltoetsen je snel eigen maken? Probeer dan eens de combinatie [SHIFT] + [?]. Er verschijnt vanzelf een venster met diverse beschikbare shortcuts voor de snellere bediening van Jira.

Hopelijk lukt het jou en je team met bovenstaande tips en tricks voor Jira de benodigde administratie efficiënter te verrichten, zodat er tijd overblijft voor de gewenste inhoudelijke discussies. “Leuker kan ik het niet maken, wel gemakkelijker”. Dus have fun met het toepassen van alle tips!😊