Per 1 februari 2014 moet heel Nederland over zijn op IBAN. Naast Europese incasso’s, IBAN-acceptgiro’s en het inrichten van een mandaatadministratie, wordt ons vertrouwde 7- ,9- of 10-cijferig bankrekeningnummer voorzien van een landcode, bankcode en een controlegetal. Velden voor rekeningnummers worden uitgebreid naar 18 (Europees zelfs 34) posities. Bijna alle bedrijfskritische systemen moeten hierop aangepast worden; voor de software tester werk aan de winkel!
Hier volgt een korte opsomming van mijn ervaringen als testmanager bij een van onze klanten, een grote verzekeraar in Utrecht. Mijn conclusie en advies: begin nu al met proef-draaien om zo inzicht in de knelpunten te krijgen en ervaring met de IBAN-BIC conversie en de MultiChecker op te doen!
Toepassing MultiChecker: een user account aanmaken
MultiChecker is een door de Nederlandse banken beschikbaar gestelde tool om bestanden met
rekeningnummers naar het IBAN-formaat om te zetten. Je kunt op www.ibanservice.nl een accou
nt
aan maken, en dan is een e-mailadres vereist. Misschien is het handig dat ik daarvoor niet mijn eigen e-mail gebruik, anders ben ik de enige die relevante mail ontvangt. Dus heb ik eerst een groepsmailbox ingericht bij de klant, zodat alle functioneel beheerders in elk geval dezelfde informatie als ik krijgen en we allemaal het password weten. Het aanmaken van een account is overigens gratis en pas na 50 bestanden dient er voor conversie betaald te worden.
Hoe moet je conversiedata aanleveren
De MultiChecker verwacht een Excel- of CSV-bestand met daarin een kolom met BBAN-rekeningnummers en optioneel een kolom met een referentienummer. Met een eenvoudige query halen we die uit onze database, maar de header die erboven staat moeten we blijkbaar even weghalen. Daarna is de upload succesvol en binnen een werkdag ontvang ik een mailtje dat mijn bestand is aangevuld.
Geen beschikbaarheid verwerkingsinformatie
Bij het bewerken van gegevens is het heel gebruikelijk dat er verslag wordt gedaan van de resultaten. Welke nummers werden niet geconverteerd, en waarom dan niet? Hoeveel nummers heb ik aangeleverd, hoelang heeft de conversie geduurd? Helaas, niets van dat al: de conversie met de MultiChecker levert me een kolom met IBAN en BIC, niets meer of minder. Controles op volledigheid moet je dus zelf definiëren en maken.
Hoe gaan we om met Giro rekeningen
In de gebruikersinstructies is al te lezen dat je in een bestand met te converteren rekeningnummers geen P mag gebruiken. In ons CRM systeem blijkt dat we bij de voormalige Postbankrekeningnummers wel degelijk een P voorop hebben gezet. Maar wat als we dit dan toch zo aanleveren? Stopt de conversie dan? Dat blijkt mee te vallen: het nummer met een P wordt ‘slechts’ overgeslagen, en de overige nummers worden keurig van een IBAN en BIC voorzien.
Benodigde doorlooptijd conversie: 1 werkdag
Gaandeweg deze proefconversies komt het plan voor de conversie van een van de systemen tot stand. In het weekend zijn de gebruikers toch uitgelogd, en 48 uur lijkt ruim voldoende wat doorlooptijd betreft. Kunnen we dan alle rekeningnummers in een weekend naar IBAN overzetten? In de kleine lettertjes staat echter dat de MultiChecker binnen een werkdag elk bestand converteert. De afgelopen weken is die doorlooptijd ook gehaald, maar gaandeweg
dit kalenderjaar kan het wel eens drukker op de lijn van Multichecker worden. Helaas vallen zaterdag en zondag niet onder de werkdagen, dus ontkomen we waarschijnlijk niet aan een freeze van het systeem. Zodoende is mijn tip: let op je planning, en reserveer tijdig een (werk)dag waarop je de conversie kunt uitvoeren!
Let op de keuzemogelijkheden bij implementatie
Waar we in het ene systeem een veld BBAN naast een veld IBAN hebben, gebruiken we in een ander systeem slechts het veld Rekeningnummer. Moeten we in het ene geval een Indicator omzetten, in het andere geval moeten we nog even kijken of het op nog wel het scherm past. Ook in de voetteksten van nota’s en brieven komen verschillen: je kunt besluiten het IBAN van je organisatie te vermelden, maar je kunt ook besluiten het uit de voettekst te halen, dan heb je daar ook geen vragen over.
Interessante bijvangst: data cleansing
Testers zijn goed met Excel, dus de eis dat bestanden in .xls of .csv moeten worden aangeleverd komt ons niet ongelegen. Al gauw blijkt dat er een lijstje gemaakt kan worden van BBAN’s waarvan geen IBAN en BIC te bepalen is. Analyse leert dat deze rekeningnummers niet (meer) bestaan, en zo kan een verbetering in datakwaliteit in ons systeem worden gehaald. “Liever geen rekeningnummer bij een klant, dan een foutief rekeningnummer” is het devies en er kan al snel een plannetje voor datacleansing worden gemaakt.
Conclusie
Overgaan op IBAN is meer dan alleen de rekeningnummers converteren. Zelfs voor een redelijk eenvoudige conversie blijkt het lastig om het in één keer goed te doen. Mocht je bedrijf te maken krijgen met deze conversie, raad ik je aan nu al eens proef te draaien. Zo krijg je inzicht in de knelpunten, en kun je vanuit je ervaring met de IBAN-BIC conversie en de MultiChecker je conversie goed voorbereiden en inplannen.