Hoe hou je binnen Agile/Scrum de aansluiting met “de buitenwereld”?

Het initiatief voor het gaan ‘scrummen’ ligt in veel organisaties bij de IT ontwikkelafdeling of leverancier. Medewerkers worden opgeleid in de regels van Scrum, teams worden samengesteld, scrummasters aangewezen. Vaak worden scrumcoaches aangetrokken om het ‘scrummen’ binnen de teams op gang te brengen en scrummasters en product owners in hun rol te coachen. Echter, de overgang naar een scrum werkwijze zal vaak ook grote impact hebben op de communicatie met de business-omgeving. Oude manieren van communiceren (b)lijken niet meer effectief, en de nieuwe rolverdeling en rituelen binnen scrumteams zorgen ervoor  dat de communicatie via andere rollen moet lopen. Een rondje langs de velden leert ons dat organisaties specifieke oplossingen vinden om de aansluiting van scrumteams met “de buitenwereld” te behouden. In de “Agile Denktank” bespreken we de communicatie met management, business stakeholders, service management/ beheer en experts.

Management

Hoewel het vaak zelf gekozen heeft voor de scrum-werkwijze, is het management zelf geen onderdeel van het scrumteam. Grootste uitdaging voor het management is om én richting te geven aan de scrumteams én tegelijkertijd de verantwoordelijkheid voor de uitvoering bij de scrumteams te laten.  Richting wordt gegeven door bijvoorbeeld op regelmatige basis roadmaps te (her)definiëren, die in lijn zijn met de KPI’s van de organisatie. Dat helpt product owners om prioriteit aan de items op de product backlog te geven. Management kan helpen teams optimaal te presteren door faciliterend op te treden: zorgdragen voor de juiste randvoorwaarden en snel en adequaat te reageren op impediments die de scrumteams escaleren. Lijnmanagers worden ‘zijlijnmanagers’. Voortgang kan door het management gemeten worden door sprint review meetings bij te wonen en door scrumteams te laten rapporteren op de door hen gewenste wijze.
Business stakeholders

Het is de rol van de product owner om de wensen en eisen van de stakeholders samen te brengen en te prioriteren.  Maar hoe communiceer  je met al die stakeholders? Vaak is biedt sprint review meeting stakeholders niet voldoende ruimte om hun input te leveren. De product owner zal actief met diverse stakeholders moeten communiceren. Zo organiseert de ene organisatie een wekelijkse hartbeat, waarin stakeholders uitgenodigd worden input te leveren op de functionaliteit. Een andere organisatie nodigt alle stakeholders uit om eens per sprint rond de product backlog te komen staan. Vaak leven er in een organisatie meer wensen dan er gerealiseerd kunnen worden. De product owner zal transparant moeten communiceren dat wensen op volgorde van toegevoegde waarde worden geprioriteerd. Dit vergt dat stakeholders de toegevoegde waarde van hun wensen expliciet moeten maken.

Service management, beheer

Wanneer DevOps nog geen intrede heeft gedaan is de communicatie met de partij die het systeem in beheer gaat nemen bijzonder belangrijk. De organisatie en cultuur binnen beheerafdelingen is van oudsher erg verschillend van ontwikkelafdelingen. En nu er geen projectleider is, die de onderhandelingen met en de overdracht naar beheer regelt, gaat de samenwerking niet vanzelf goed. Requirements vanuit beheer kunnen bij uitstek in een Definition of Done opgenomen worden.

Bij de ene organisatie wordt aan elk scrumteam een medewerker van de beheerafdeling gekoppeld, die de dagelijkse stand-up meetings bijwoont en een dag in de week fysiek bij het scrumteam gaat werken. Bij een andere organisatie is communicatie geformaliseerd om verwachtingen over en weer te managen.

Experts

Naast het ‘gewone werk’, zijn in sommige sprints ook specialisten nodig om het product te realiseren: architecten, securityspecialisten, DBA’ers, infrastructuurdeskundigen, etcetera. Ze zijn te specialistisch om fulltime lid van een scrumteam te zijn en vallen vaak hiërarchisch ook onder een andere afdeling. De ene organisatie brengt experts samen in “specialistenteams’, die op afroep beschikbaar zijn voor de scrumteams. Een andere organisatie investeert in kennis, door de experts in Scrum op te leiden en door teams op te leiden in de beleidsregels rond de vereiste betrokkenheid van deze experts in het ontwikkelproces, ondersteund door een kwaliteitssysteem.
Het blijkt belangrijk te zijn om deze experts in het refinementproces te betrekken: is hun expertise voor de realisatie van de epic of story noodzakelijk voor de acceptatie van het product?
Conclusie

Gedurende deze “ Agile Denktank” is uit alle praktijkcases gebleken dat communicatie het belangrijkste recept voor succesvolle samenwerking is met “de buitenwereld”. Als IT organisatie is het zinvol de agile principes dan ook in de relatie met de buitenwereld toe te passen:  “individuals and interaction over processes and tools”. Wie pro-actief de interactie met de buitenwereld opzoekt, heeft het meeste kans op succes!