Retrosurvey slimme tool voor de Retrospective

Als slimme tool voor de Retrospective ontwikkelde ik de digitale retrosurvey. Dit biedt duidelijk zijn toegevoegde waarde tijdens mijn rol als Scrummaster. Sinds ruim een jaar vervul ik die rol met veel plezier bij de klant, naast mijn werkzaamheden als testconsultant/testautomatiseerder binnen een IT4IT team.

Toen ik hiermee startte, begon ik vol enthousiasme met het inplannen van de gebruikelijke Scrum rituelen zoals de Planningssessie, Retrospective, Refinement en Review. Echter, toen de eerste sessie naderde, de Refinement in dit geval, besefte ik dat je de diverse Scrumsessies op tig verschillende manieren kan opzetten. Zo worden er op internet, bijvoorbeeld voor de Retrospective alleen al zoveel verschillende manieren beschreven, dat je door de bomen het bos niet meer ziet. Uiteindelijk probeerde ik voor de Retrospective vele varianten, van de Spotify Health check t/m de ‘Zeilboot’ en de ‘Pizza’.

RETROSURVEY

Uiteindelijk gaat het er bij de Retrospective om dat je terugkijkt naar de afgelopen sprint. Benoemen wat goed ging (top), voor verbetering vatbaar is in de next sprint (flop) en hiervoor met een plan komt. Het mooie echter van Scrum is, dat je er pragmatisch en flexibel mee kan omgaan. Dat doe ik dus ook. Zo bedacht ik een nieuwe opzet voor de Retrospective, die voor ons team heel goed werkt. Deze opzet noem ik de Retrosurvey en werkt als volgt.

Twee á drie dagen voor het eindigen van de sprint, stuur ik de teamleden een digitale survey toe. Deze survey, die per sprint kan verschillen qua inhoud, vullen de teamleden dan op een door hun zelf gekozen moment in. Zo staan ze wellicht wat langer stil bij de belangrijkste vragen, zoals ‘Wat ging er goed de afgelopen sprint?’ en ‘Wat kunnen we verbeteren in de next sprint?’.

Daar zit nu net vaak het probleem. De teamleden gaan pas nadenken over die essentiële vragen op het moment dat ze bij elkaar zitten in de Retrospective. Het kan dus goed zijn dat men dan in zo’n situatie maar iets roept en daar niet echt goed over is nagedacht. In zo’n geval wordt de Retrospective meer een verplichting dan dat het echt toegevoegde waarde biedt aan het Scrum proces.

 

In mijn retrosurvey neem ik altijd zo’n 5 á 6 vragen op. De vragen om 1 of meerdere toppers en 1 of meerdere flops te noemen, maken daarvan altijd deel uit. Andere vragen die ik opneem zijn bijvoorbeeld ‘Wat zijn je belangrijkste uitdagingen voor de next sprint?’ en ‘Wat is je algemene indruk van de afgelopen sprint?’. Bij deze laatste vraag kiezen de teamleden uit de score 1 t/m 5 (van onvoldoende tot zeer goed). Uiteraard houd ik in de retrosurvey altijd ruimte voor zaken die men kwijt wil.

DOORDACHT EN WAARDEVOL

Na het invullen van de retrosurvey door een teamlid, krijg ik hiervan vanzelf bericht. Zodra alle teamleden klaar zijn, verwerk ik de resultaten in een standaard template. Zo heb ik in één oogopslag alle antwoorden zichtbaar en kan ze op die manier presenteren in de Retrospective. Tijdens die daadwerkelijke Retrospective meeting, nemen we alle antwoorden rustig door en hoeven op dat moment zelf niet meer te bedenken wat er nu zo goed ging en wat verbeterd kan worden.

Deze opzet van de Retrospective werkt voor ons IT4IT team heel erg goed, maar gelukkig zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden en genoeg andere voorbeelden te vinden op het internet. Persoonlijk vind ik, de ruimte die Scrum laat voor deze flexibiliteit, erg mooi.

Op naar de volgende Retrospective o.b.v. de Retrosurvey!